Information till intressenter om visselblåsning

 

Bakgrund och syfte
Ett visselblåsarsystem är en oberoende kanal där intressenter kan anmäla misstankar eller konkret kunskap om allvarliga brott eller andra allvarliga ärenden inom organisationen.

Visselblåsarsystemet ska ses som ett komplement till din möjlighet att vända sig till någon i ledningen om man hittar fel eller otillfredsställande förhållanden som bör uppmärksammas.

Denna information beskriver närmare hur du använder visselblåsarsystemet, vad du kan rapportera om, hur en anmälan hanteras, rättigheter för de inblandade m.m.

Utöver denna information har organisationen tagit fram en integritetspolicy som specifikt avser behandling av personuppgifter i samband med visselblåsarfunktionen.

1. Vem kan göra en anmälan via visselblåsarsystemet?
Visselblåsarsystemet gäller för ledning, medarbetare och övriga intressenter i och utanför organisationen.

2. Vem kan anmälas?
Visselblåsarsystemet ska användas för att rapportera information och ärenden som rör brott och allvarliga förseelser som begåtts av medarbetare eller andra personer som är anslutna till organisationen.

3. Vilka förhållanden kan anmälas?
Brott mot EU-rätten, allvarliga brott mot nationell lag och andra allvarliga förhållanden kan anmälas så länge ärendena rör personer med anknytning till organisationen.

En anmälan kan avse en misstanke eller faktisk kännedom om överträdelser inom till exempel följande områden:

• Offentliga upphandlingar/anbud
• Penningtvätt och finansiering av terrorism
• Skydd av integritet och säkerhet för nätverk och informationssystem
• Konsumentskydd
• Ekonomisk brottslighet som förskingring, stöld, mutor, bedrägeri och förfalskning
• Hacka, avlyssna, spela in samtal mellan andra osv.
• Brott mot bokföringslagstiftning, skattelagstiftning osv.
• Brott mot tystnadsplikt
• Brott mot lagstadgad handlingsplikt
• Överträdelser mot regler om maktmissbruk
• Allvarliga och upprepade brott mot juridiska principer
• Medvetet bedrägeri mot medborgare och samarbetspartner
• Fysiskt och psykiskt våld och sexuella övergrepp eller grova trakasserier t.ex. på grund av ras, kön, språk, förmögenhet, nationellt eller socialt ursprung, politisk eller religiös tillhörighet
• Brott mot yrkesnormer, som t.ex. kan utgöra en risk för människors säkerhet och hälsa
• Vanvård
• Allvarliga eller upprepade brott mot arbetsplatsens interna riktlinjer som t.ex. gäller uppdrag, gåvor och ekonomisk redovisning
• Allvarliga fel och allvarliga oegentligheter i samband med IT-drift eller IT-systemhantering.

Ovanstående är inte en uttömmande lista utan exempel.

Visselblåsarsystemet ska inte användas för uppgifter av bagatellartad karaktär, eller uppgifter om t.ex. brott mot interna riktlinjer om sjukskrivning, rökning, alkohol, kläder, privat användning av kontorsmaterial, eller brott mot tillhörande föreskrifter som t.ex. bristande efterlevnad av dokumentationskrav.

Men vid systematiska överträdelser kan det mycket väl vara så att dessa annars mindre allvarliga förhållanden kan omfattas av visselblåsarsystemet. Visselblåsarsystemet kan inte användas för att redovisa ditt eget anställningsförhållande, inklusive konflikter mellan anställda, samarbetssvårigheter eller ärenden som faller under det fackliga systemet (dock omfattas grova trakasserier och sexuella trakasserier, se ovan, precis som samarbetssvårigheter omfattas om de bedöms vara så allvarliga att de utgör en verklig risk för människors liv och hälsa).

Uppgifter om överträdelser eller ärenden som har ägt rum innan organisationen inrättade ett visselblåsarsystem kan mycket väl rapporteras.

4. Hur anmäler man?
Visselblåsare använder sig av följande länk på Bemannias hemsida för att rapportera:
https://nordicwhistle.whistleportal.eu/WhistleBlower/Form/431-296-b7da0a1de3e44aa0ab49730c42e9aead.
När hen har skickat in en visselblåsarrapport visas ett unikt lösenord på skärmen.
För att kommunicera om en redan inlämnad specifik visselblåsarrapport loggar du in på länken https://nordicwhistle.whistleportal.eu/Whistleblower/Channel

5. Vem tar emot anmälningar?
Uppgifter som omfattas av en anmälan tas emot av en Mottagare i ett oberoende företag som hanterar anmälningar som tas emot via organisationens visselblåsarsystem. När hen har tagit emot en anmälan:

• Granskar hen anmälningarna, bland annat på vilken nivå i företaget de gäller,
• Bekräftar mottagandet till visselblåsaren.
• Lämnar ärendet vidare till relevant Kontaktperson eller till annan kompetent kontaktperson om kontaktpersonen själv berörs eller om intressekonflikt föreligger.

6. Procedur för mottagande av en anmälan
När en anmälan har kommit in görs en bedömning av om anmälan faller inom området för visselblåsarfunktionen.

Om anmälan faller utanför visselblåsarsystemets användningsområde kommer anmälan att avvisas, och kommer därför inte att vara hanterbar inom ramen för visselblåsarsystemet.

Om en anmälan faller utanför visselblåsarsystemet kommer visselblåsaren att få vägledning om till vem visselblåsaren istället kan vända sig till inom organisationen med det aktuella ärendet.

7. Granskning av en anmälan
Utsedd Kontaktperson i eller utsedd av Bemannias styrelse gör en noggrann uppföljning som beroende på omständigheterna kring rapporten kan innehålla:

• Inleda en intern utredning för att bekräfta eller förneka riktigheten i informationen i en anmälan
• Informera organisationens högsta ledning eller styrelse
• Anmälan till polis eller relevant tillsynsmyndighet
• Beslut om åtgärd, t.ex. arbetsrättsligt eller avtalsrättsligt
• Avslutande av ärendet

Kontaktpersonen ansvarar för att det görs en noggrann utredning av anmälan och att det vidtas nödvändiga åtgärder i detta avseende.

Därefter ska kontaktpersonen utarbeta en redogörelse till ledningen som beslutar om åtgärder, vare sig det är en anmälan till myndigheter eller andra åtgärder av arbetsrättslig eller avtalsrättslig karaktär.

Slutligen ska återkoppling lämnas till visselblåsaren före den tidsfrist på 3 månader som anges i visselblåsarsystemet.

8. Tystnadsplikt och vidarelämnande av information
Det är endast mottagaren och den relevanta kontaktpersonen som har tillgång till uppgifterna i en anmälan. Anmälningar omfattas av särskild tystnadsplikt och innehållet får därför inte delas med andra.

Den särskilda tystnadsplikten gäller endast uppgifter i en anmälan, och om ytterligare uppgifter framkommer som ett led i en fortsatt utredning omfattas sådana uppgifter inte av den särskilda tystnadsplikten. För denna information gäller de allmänna reglerna om utlämnande och tillgång till handlingar.

Om visselblåsaren har avstått från sin anonymitet omfattar inte längre den särskilda tystnadsplikten de uppgifter som ingår i anmälan. Likaså har organisationen rätt att dela information från en anmälan, inklusive visselblåsarens identitet om den är känd, med t.ex. polisen. I sådana fall ska visselblåsaren informeras.

9. Anonymitet, skydd mot repressalier och andra rättigheter en visselblåsare har
Som visselblåsare har du rätt att vara anonym under hela processen genom IT-lösningen som ger möjlighet att anonymt kommunicera med Mottagaren av anmälningarna.

En anmälan kan dock vara av sådan karaktär att det kan vara svårt att gå till botten med ett förhållande utan att visselblåsaren väljer att stå fram och därmed avstår från sin rätt att vara anonym. Det är visselblåsarens eget beslut om detta ska ske. Om anonymiteten avstås avser visselblåsardirektivet att bland annat skydda visselblåsaren från varje form av repressalier eller hot eller försök till repressalier som uppstår till följd av att den aktuella visselblåsaren gör en anmälan. Repressalier ska förstås som varje form av negativ behandling eller negativ konsekvens som sker som en reaktion på en anmälan. Det kan t.ex. vara avstängning, uppsägning, degradering eller underlåtenhet att befordra, överföring av arbetsuppgifter, förflyttning, lönesänkning, disciplinära åtgärder, tvång, hot, trakasserier och diskriminering.

Att nämnas i en anmälan kan få betydande konsekvenser och det krävs därför att visselblåsaren har uppgett det innehåll som står i anmälan i god tro. En medvetet falsk anmälan från en visselblåsare, till exempel en anmälan med avsikt att trakassera, kan få straffrättsliga konsekvenser för visselblåsaren.

En visselblåsare kan däremot inte hållas ansvarig för att röja konfidentiell information om denne hade rimliga skäl att tro att den information som lämnats i form av en anmälan var korrekt vid den tidpunkt då anmälan gjordes, och att informationen innehöll allvarliga uppgifter eller andra allvarliga förhållanden som omfattas av systemet.

Visselblåsaren kommer mot bakgrund av detta inte heller att vara ansvarig för att ha fått tillgång till den information som har anmälts. Detta förutsätter dock att gärningen i sig inte utgör en brottslig handling – t.ex. inbrott.

10. Löpande kommunikation och deadlines
Mottagaren sköter kommunikationen med visselblåsaren via visselblåsarsystemet.

En visselblåsare ska få en bekräftelse på en anmälan senast 7 dagar efter att denne har lämnat in sin anmälan.

Dessutom ska visselblåsaren få återkoppling så snart som möjligt och senast 3 månader från bekräftelsen av mottagandet, vilket innebär att visselblåsaren – så långt det är möjligt – ska informeras om vilka åtgärder som har påbörjats eller avses inledas och varför den specifika uppföljningen har valts. I samband med återkoppling kommer det att finnas information som inte får delas med visselblåsaren, t.ex. på grund av lagstadgad tystnadsplikt eller personuppgiftslagstiftning.

Utöver information om vald uppföljning ska visselblåsaren i möjligaste mån även få information om utredningens gång och utfall, om detta kan ske inom gällande regler.

Om det på grund av omständigheterna i ärendet inte är möjligt att ge slutlig återkoppling före utgången av fristen på 3 månader ska visselblåsaren informeras om detta tillsammans med information om när ytterligare återkoppling kan förväntas.

En visselblåsare kan som sagt välja att träda fram och det kan i så fall bli aktuellt med exempelvis fysiska möten.

11. Sekretess
Visselblåsarsystemet är utformat och hanterat på ett sådant sätt att det säkerställer sekretess för identiteten på den visselblåsare och de personer som kan nämnas i en anmälan.

IT-systemet som används för att hantera visselblåsarsystemet är föremål för en rad strikta säkerhetskrav som bland annat säkerställer anonymitet och sekretess. Det betyder att personen som gör en anmälan via visselblåsarsystemet är och förblir anonym om så önskas. Det innebär också att systemet inte loggar IP-adresser, att metadata tas bort från eventuella uppladdade filer och att all dataöverföring samt lagring av data krypteras.

12. Registrering av anmälningar
Inkomna anmälningar, inklusive de handlingar som ingår i en anmälan, registreras (lagras systematiskt) för att säkerställa att anmälningarna finns tillgängliga och att de i förekommande fall kan ingå som bevis i en eventuell efterföljande rättegång. Samtidigt ger registreringen också en försäkran om att eventuella anmälningar om samma ärende kommer att upptäckas och kan leda till ytterligare utredning av ett ärende. Denna registrering sker i visselblåsarsystemet.

Anmälningar sparas så länge som nödvändigt och proportionerligt. Principerna för förvaring beskrivs mer i detalj i organisationens integritetspolicy gällande visselblåsarsystemet.

13. Berörda personers rättigheter
Den eller de som nämns i en anmälan har rätt att få sin identitet skyddad i samband med handläggningen av ärendet. Dessutom ska de berörda ha tillgång till ett effektivt försvar, vilket bland annat görs genom att registrera en anmälan som säkerställer dokumentation av nämnda förhållanden.

Berörda personer har även en rad rättigheter i samband med behandlingen av deras personuppgifter. Organisationens tystnadsplikt innebär dock att det finns begränsningar i förhållande till när berörda personer ska få information om behandlingen av uppgifter, och i förhållande till om de kan åberopa rätt till tillgång, radering m.m.

Om en anmälan leder till ett ärende har den som har gjort en anmälan rätt till att yttra sig i saken, eller rätt att få tillgång till partshandlingar i de uppgifter som ingår i en anmälan. Om visselblåsaren är anonym finns det dock ingen rätt till tillgång till visselblåsarens identitet.

14. Externt visselblåsarsystem
Visselblåsare kan också som alternativ använda andra system för anmälningar, nämligen Integritetsmyndighetens. Se www.imy.se (f.d. dataskyddsmyndigheten)
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Postadress: Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm

Möjligheten att använda antingen det interna eller ett externt visselblåsarsystem begränsar inte de anställdas vanliga yttrandefrihet.

15. Visselblåsarens rätt till offentliggörande
Visselblåsardirektivet och de skyddsregler för visselblåsare gäller även för en visselblåsares offentliggörande av information som nämns i en anmälan.

Det är dock en förutsättning att visselblåsaren antingen

• före offentliggörandet har gjort en anmälan till organisationens interna visselblåsarsystem och till ett externt visselblåsarsystem, utan att någon lämplig åtgärd har vidtagits, eller
• har rimliga skäl att anta att överträdelsen i fråga utgör en överhängande eller uppenbar fara för allmänintresset, eller
• har anledning att tro att det vid anmälan till det externa visselblåsarsystemet finns risk för repressalier, eller att ärendet inte kommer att handläggas effektivt på grund av ärendets särskilda omständigheter.